FACTURA ELECTRONICA

Factura en papel por contingencia puede enviarse a correos electrónicos

Contemplado en los artículos 9, 31 y 33 de la Resolución 000042 de 2020.

En todo caso, la norma sigue dando solo 48 horas, siguientes a la superación de la contingencia, para hacer la transmisión virtual de cada una de las facturas en papel, sin importar cuántas hayan sido elaboradas.

Según el artículo 9 de la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020, la factura de venta en papel o por computador solo se podrá utilizar en los siguientes casos:

“Artículo 9. Sujetos obligados a expedir factura de venta de talonario o de papel. Los sujetos obligados a facturar podrán expedir factura de talonario o de papel, así:

Cuando se presenten inconvenientes tecnológicos establecidos en el TITULO VII de esta resolución, tratándose de sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta, o

En los casos establecidos en los parágrafos 1 y 2 del artículo 8 de esta resolución.

Parágrafo. La factura de venta de talonario o de papel se deberá generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos que permitan la interacción, en cuyo caso, se entenderán cumplidos los requisitos de impresión previa de que trata el artículo 617 del Estatuto Tributario y los requisitos establecidos en los numerales 1, 2, 4 y 12 del artículo 12 de esta resolución”.

Como puede verse, la factura de venta en papel, o elaborada por computador (sistema informático), se podrá expedir cuando se presenten “inconvenientes tecnológicos”, tales como, por ejemplo, problemas en la plataforma de la Dian donde se validarán las facturas o una falla en la electricidad del facturador, en su internet o en la integridad física de sus computadores (a los cuales los puede afectar un virus, incendios o inundaciones), etc.

“una vez que se superen los inconvenientes tecnológicos el facturador solo tendrá 48 horas para transmitir a la Dian los datos de todas y cada una de las facturas en papel o por computador que haya expedido”

FACTURAS DE PAPEL EXPEDIDAS DURANTE LOS PERÍODOS DE INCONVENIENTES TECNOLÓGICOS SE PUEDEN ENTREGAR POR CORREO ELECTRÓNICO

Puede que por obligación se deba acudir a la factura de venta en papel o por computador, justamente por causa de los inconvenientes tecnológicos, En ese caso el artículo 33 de la Resolución 000042 de 2020, indica las alternativas para hacer llegar esa factura de venta en papel a sus clientes.

En dicha norma se lee:

“Artículo 33. Expedición de la factura de venta de talonario o de papel y/o documento equivalente. Se entiende cumplido el deber formal de expedir factura de venta de talonario o de papel y/o de documentos equivalentes de conformidad con lo establecido en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el numeral 17 del artículo 1 de esta resolución y cuando la misma sea entregada al adquiriente, con el cumplimiento de los requisitos a través de los siguientes medios:

1. Tratándose de adquirientes facturadores electrónicos: Con la entrega al adquiriente, al momento de efectuar la venta o prestación del servicio. El adquiriente facturador electrónico recibirá la entrega de la factura de venta de talonario o de papel y/o del documento equivalente, así:

a) Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente en el procedimiento de habilitación en formato digital de representación gráfica, o

b) De manera física.

2. Tratándose de adquirientes que no son facturadores electrónicos: Con la entrega al adquiriente, quien señalará el medio por el cual se autoriza la entrega, así:

a) Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente en formato digital de representación gráfica, o

b) De manea física.

Parágrafo 1. Para efectos de las representaciones gráficas en formato digital, los obligados a facturar deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquiriente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello..

Las representaciones gráficas en formato digital o físico deberán contener como mínimo los requisitos del artículo 12 de esta resolución.

Para efectos de lo establecido en el parágrafo del artículo 9 de esta resolución, en caso de que la factura de venta de talonario o de papel se genere a través de sistemas informáticos electrónicos, en la representación gráfica se debe incluir el Código de respuesta rápida -Código QR-, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -Dian, en el «Anexo Técnico de la factura electrónica de venta».

Parágrafo 2. El correo electrónico de que trata el literal a) del numeral 1 del presente artículo registrado por el adquiriente en el proceso de habilitación, deberá cumplir con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, conforme lo indicado en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta».

Parágrafo 3. La información de la factura de venta de talonario o de papel y/o del documento equivalente, deberá ser remitida, a través del servicio informático electrónico que disponga la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -Dian, conforme lo indicado en los artículos 34 y 35 de esta resolución.

Parágrafo 4. El sujeto obligado a facturar deberá conservar copia física o electrónica de los documentos equivalentes a la factura de venta, las copias son idóneas para todos los efectos tributarios y contables contemplados en las leyes pertinentes. Cuando se expidan los documentos equivalentes de que tratan los numerales 6, 7 y 12 del artículo 13 de esta resolución, se deberá dar cumplimiento a lo ordenado en el artículo 1.6.1.4.14. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, según corresponda”.

Según lo anterior, es permitido que la factura en papel sea enviada por correo electrónico a los diferentes compradores. De no ser posible, entonces se tendrá que entregar en forma física usando, si es el caso, el correo urbano, pues la factura se debe hacer llegar al comprador oportunamente