Factura en papel por contingencia puede enviarse a correos electrónicos
Contemplado en
los artículos 9, 31 y 33 de la Resolución 000042 de 2020.
En todo caso, la
norma sigue dando solo 48 horas, siguientes a la superación de la contingencia,
para hacer la transmisión virtual de cada una de las facturas en papel, sin
importar cuántas hayan sido elaboradas.
Según el
artículo 9 de la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020, la factura de venta en
papel o por computador solo se podrá utilizar en los siguientes casos:
“Artículo 9.
Sujetos obligados a expedir factura de venta de talonario o de papel. Los
sujetos obligados a facturar podrán expedir factura de talonario o de papel,
así:
Cuando se
presenten inconvenientes tecnológicos establecidos en el TITULO VII de esta
resolución, tratándose de sujetos obligados a expedir factura electrónica de
venta, o
En los casos
establecidos en los parágrafos 1 y 2 del artículo 8 de esta resolución.
Parágrafo. La
factura de venta de talonario o de papel se deberá generar para su expedición
de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos
que permitan la interacción, en cuyo caso, se entenderán cumplidos los
requisitos de impresión previa de que trata el artículo 617 del Estatuto
Tributario y los requisitos establecidos en los numerales 1, 2, 4 y 12 del
artículo 12 de esta resolución”.
Como puede
verse, la factura de venta en papel, o elaborada por computador (sistema
informático), se podrá expedir cuando se presenten “inconvenientes
tecnológicos”, tales como, por ejemplo, problemas en la plataforma de la Dian
donde se validarán las facturas o una falla en la electricidad del facturador,
en su internet o en la integridad física de sus computadores (a los cuales los
puede afectar un virus, incendios o inundaciones), etc.
“una vez que se
superen los inconvenientes tecnológicos el facturador solo tendrá 48 horas para
transmitir a la Dian los datos de todas y cada una de las facturas en papel o
por computador que haya expedido”
FACTURAS DE PAPEL EXPEDIDAS DURANTE LOS PERÍODOS DE
INCONVENIENTES TECNOLÓGICOS SE PUEDEN ENTREGAR POR CORREO ELECTRÓNICO
Puede que por
obligación se deba acudir a la factura de venta en papel o por computador,
justamente por causa de los inconvenientes tecnológicos, En ese caso el
artículo 33 de la Resolución 000042 de 2020, indica las alternativas para hacer
llegar esa factura de venta en papel a sus clientes.
En dicha norma
se lee:
“Artículo 33.
Expedición de la factura de venta de talonario o de papel y/o documento
equivalente. Se entiende cumplido el deber formal de expedir factura de venta
de talonario o de papel y/o de documentos equivalentes de conformidad con lo
establecido en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016,
Único Reglamentario en Materia Tributaria y el numeral 17 del artículo 1 de
esta resolución y cuando la misma sea entregada al adquiriente, con el
cumplimiento de los requisitos a través de los siguientes medios:
1. Tratándose de
adquirientes facturadores electrónicos: Con la entrega al adquiriente, al
momento de efectuar la venta o prestación del servicio. El adquiriente
facturador electrónico recibirá la entrega de la factura de venta de talonario
o de papel y/o del documento equivalente, así:
a) Por correo
electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente en el
procedimiento de habilitación en formato digital de representación gráfica, o
b) De manera
física.
2. Tratándose de
adquirientes que no son facturadores electrónicos: Con la entrega al
adquiriente, quien señalará el medio por el cual se autoriza la entrega, así:
a) Por correo
electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente en
formato digital de representación gráfica, o
b) De manea
física.
Parágrafo 1.
Para efectos de las representaciones gráficas en formato digital, los obligados
a facturar deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el
adquiriente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e
imprimir, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones
necesarias para ello..
Las
representaciones gráficas en formato digital o físico deberán contener como
mínimo los requisitos del artículo 12 de esta resolución.
Para efectos de
lo establecido en el parágrafo del artículo 9 de esta resolución, en caso de
que la factura de venta de talonario o de papel se genere a través de sistemas
informáticos electrónicos, en la representación gráfica se debe incluir el
Código de respuesta rápida -Código QR-, de conformidad con las condiciones,
términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad
Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -Dian, en
el «Anexo Técnico de la factura electrónica de venta».
Parágrafo 2. El
correo electrónico de que trata el literal a) del numeral 1 del presente
artículo registrado por el adquiriente en el proceso de habilitación, deberá
cumplir con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos,
conforme lo indicado en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta».
Parágrafo 3. La
información de la factura de venta de talonario o de papel y/o del documento
equivalente, deberá ser remitida, a través del servicio informático electrónico
que disponga la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales -Dian, conforme lo indicado en los artículos 34 y 35 de esta
resolución.
Parágrafo 4. El
sujeto obligado a facturar deberá conservar copia física o electrónica de los
documentos equivalentes a la factura de venta, las copias son idóneas para
todos los efectos tributarios y contables contemplados en las leyes
pertinentes. Cuando se expidan los documentos equivalentes de que tratan los
numerales 6, 7 y 12 del artículo 13 de esta resolución, se deberá dar
cumplimiento a lo ordenado en el artículo 1.6.1.4.14. del Decreto 1625 de 2016
Único Reglamentario en Materia Tributaria, según corresponda”.
Según lo anterior, es permitido que la factura
en papel sea enviada por correo electrónico a los diferentes compradores. De no
ser posible, entonces se tendrá que entregar en forma física usando, si es el
caso, el correo urbano, pues la factura se debe hacer llegar al comprador
oportunamente